Til tross for at mange selskaper øker bevisstheten rundt å tilby god kundeservice, er det ikke alltid normen å få nyttig og rask kundeservice.
For mange kunder sliter fremdeles med å få svar på spørsmålene og får problemene deres løst raskt. Dette er en opplevelse som noen ganger kan være tidkrevende og veldig frustrerende.
Den gode nyheten er at det er mange ting vi, kundene, kan gjøre for å forbedre opplevelsen vår når det gjelder kundeservice.
1. Bruk selvbetjenings service
Selvbetjening gjør det mulig for kunder å løse problemer uten interaksjon med en kundeservice representant. De vanligste typene kundeservice inkluderer selvbetjeningsskjemaer, vanlige spørsmål, kunnskapsbase og online diskusjonsforum.
2. Gjør litt research
Å gjøre seg kjent med selskapets retur- og refusjonspolicy, fraktpolicy, garantiinformasjon og garantipolicy kan gjøre det lettere for deg som kunde å vite og få det de har rett på.
3. Kommuniser med en ekte person
Roboter og automatiserte systemer blir stadig mer brukt på kundeservice prosesser, men i de fleste tilfeller vil en ekte person være bedre i stand til å løse ethvert problem du måtte komme over.
4. Vær spesifikk
Kundeservice representanter snakker med dusinvis av kunder hver dag. Når du kommuniserer med en kundeservice representant, må du beskrive problemet ditt og den nødvendige løsningen så spesifikt du kan.
Ønsker du refusjon? Et annet produkt? En unnskyldning? Å være spesifikk gjør det lettere for representanten å forstå problemet ditt og å levere den riktige løsningen.
5. Vær bestemt, men høflig og empatisk
Det er enkelt å glemme at kundeservice representanten mest sannsynlig ikke er årsaken til problemet ditt.
Kommuniser det du ønsker løst på en bestemt måte, men ikke glem å forbli høflig og empatisk. Det er vanligvis en mer effektiv måte å få kundeservice representant til å sympatisere med situasjonen din enn å prøve å tvinge ham til å gi deg en løsning – aldri være turende eller frekk mot en kundeservice representant.
6. Vit når du skal ringe
Kundeservice kontaktsentre har en tendens til å være veldig opptatt i begynnelsen av uken (vanligvis mandag) og på ettermiddagen.
Prøv å ringe om morgenen, helst på onsdager og torsdager, for å få kortere ventetid (i gjennomsnitt).
7. Bruk sosiale media
Sosiale medier kan være et veldig effektivt verktøy i kundens hender. Innlegg om en opplevelse med et selskap på Facebook, Twitter, TikTok eller Instagram kan raskt få den nødvendige oppmerksomheten, og en rask løsning kan følge.
8. Be om en leder
Noen ganger er det den beste og raskeste måten å få en løsning å be om å kommunisere med en leder, men pass på at du ikke bruker denne metoden for ofte, slik at du ikke blir flagget som en problematisk kunde.
9. Si tusen takk
Etter du har mottatt den hjelpen du trengte eller løsning til problemet ditt – ikke glem å vise takknemlighet – enten ved å gi en positiv anmeldelse eller ved å si tusen takk.