10 Sposobów, Aby Uzyskać Lepszy Dział Obsługi Klienta

Pomimo rosnącej świadomości wielu firm na temat znaczenia zapewnienia doskonałej obsługi klienta, uzyskanie pomocnej i szybkiej obsługi klienta nie zawsze jest normą.

Zbyt wielu klientów wciąż walczy o szybkie uzyskanie odpowiedzi na swoje pytania i rozwiązanie problemów, co czasami może być czasochłonne i bardzo frustrujące.

Dobra wiadomość jest taka, że jest wiele rzeczy, które my, klienci, możemy zrobić, aby poprawić nasze doświadczenia w kontaktach z obsługą klienta.

1. Korzystaj z samoobsługi

Samoobsługa umożliwia klientom rozwiązywanie problemów bez interakcji z przedstawicielem działu obsługi klienta. Najpopularniejsze rodzaje samoobsługi klienta to formularze samoobsługowe, Najczęściej Zadawane Pytania, bazy wiedzy i fora dyskusyjne online.

2. Zrób Kilka Badań

Znajomość polityki zwrotów i refundacji, polityki wysyłkowej, informacji o gwarancji i polityki gwarancyjnej firmy może ułatwić klientom poznanie i uzyskanie tego, do czego są uprawnieni.

3. Komunikuj się z Prawdziwą Osobą

Boty i zautomatyzowane systemy są coraz powszechniej wykorzystywane w procesach obsługi, ale w większości przypadków – prawdziwa osoba byłaby w stanie lepiej rozwiązać każdy problem, z którym możesz się spotkać.

To jest powód, dla którego wielu klientów nadal woli ludzkie interakcje z obsługą klienta niż cyfrowe i zautomatyzowane alternatywy.

4. Bądź Konkretny

Przedstawiciele działu obsługi klienta rozmawiają z dziesiątkami klientów każdego dnia. Kiedy komunikujesz się z pracownikiem działu obsługi klienta, postaraj się jak najdokładniej opisać swój problem i potrzebne rozwiązanie.

Czy chcesz otrzymać zwrot pieniędzy? Inny produkt? Przeprosiny? Dzięki konkretnemu opisowi przedstawicielowi łatwiej będzie zrozumieć Twój problem i potrzeby oraz dostarczyć właściwe rozwiązanie.

5. Bądź Wytrwały, ale Uprzejmy i Empatyczny

Łatwo jest zapomnieć, że przedstawiciel obsługi klienta najprawdopodobniej nie jest przyczyną Twojego problemu.

Przekazuj swoje żądania w sposób uporczywy, ale nie zapomnij pozostać uprzejmym i empatycznym. Zwykle o wiele skuteczniej jest skłonić przedstawiciela obsługi do współczucia dla Twojej sytuacji, niż próbować zmusić go do podania rozwiązania, a co więcej – nigdy nie należy grozić ani obrażać przedstawiciela obsługi.

6. Wiedz, Kiedy Zadzwonić

Centra kontaktowe obsługi klienta są zwykle bardzo zajęte na początku tygodnia (zwykle w poniedziałek) i po południu.

Spróbuj zadzwonić rano, najlepiej w środy i czwartki, aby cieszyć się krótszym czasem oczekiwania (średnio).

7. Wykorzystaj Media Społecznościowe

Media społecznościowe mogą być bardzo potężnym narzędziem w rękach klienta. Umieszczenie informacji o doświadczeniu z firmą na Facebooku, Twitterze, TikTok lub Instagramie może szybko przyciągnąć uwagę, a w ślad za tym może pójść szybkie rozwiązanie.

8. Napisz Opinię

Strony z recenzjami mogą być również użytecznym narzędziem do zwrócenia uwagi firmy. Strony takie jak Trustpilot czy Site Jabber są świetną platformą do zamieszczania recenzji na temat swoich doświadczeń z daną firmą.

9. Poproś o Menedżera

Czasami prośba o kontakt z menedżerem jest najlepszym i najszybszym sposobem na uzyskanie rozwiązania, ale pamiętaj, aby nie używać tej metody zbyt często, aby nie zostać uznanym za problematycznego klienta.

10. Podziękuj

Po otrzymaniu właściwej odpowiedzi lub rozwiązania Twojego problemu – nie zapomnij okazać swojego uznania – albo poprzez pozytywną recenzję, albo po prostu mówiąc „dziękuję”. To może poprawić dzień przedstawiciela firmy, jak również Twój własny.