Trots att många företag är alltmer medvetna om hur viktigt det är att tillhandahålla bra kundservice är det inte alltid vanligt att få hjälpsam och snabb kundservice.
Alltför många kunder kämpar fortfarande för att få svar på sina frågor och lösa sina problem snabbt, vilket ibland kan vara tidskrävande och mycket frustrerande.
Den goda nyheten är att det finns många saker som vi, kunderna, kan göra för att förbättra vår upplevelse när vi har att göra med kundtjänst.
1. Använda självbetjäning
Självbetjäning gör det möjligt för kunderna att lösa problem utan att behöva interagera med en kundtjänstrepresentant. De vanligaste typerna av självbetjäning för kunder är självbetjäningsformulär, vanliga frågor och svar, kunskapsdatabaser och diskussionsforum online.
2. Gör lite efterforskningar
Genom att känna till företagets retur- och återbetalningspolicy, fraktpolicy, garantiinformation och garantipolicy kan det bli lättare för kunderna att veta och få vad de har rätt till.
3. Kommunicera med en riktig person
Bottar och automatiserade system används allt oftare i serviceprocesser, men i de flesta fall kan en riktig person bättre lösa dina problem.
Detta är anledningen till att många kunder fortfarande föredrar mänsklig kundservice framför digitala och automatiserade alternativ.
4. Var specifik
Kundtjänstrepresentanter pratar med dussintals kunder varje dag. När du kommunicerar med en kundtjänstrepresentant ska du försöka beskriva ditt problem och den nödvändiga lösningen så exakt som möjligt.
Vill du ha pengarna tillbaka? En annan produkt? En ursäkt? Om du är specifik är det lättare för representanten att förstå ditt problem och dina behov och att leverera rätt lösning.
5. Var ihärdig, men artig och empatisk
Det är lätt att glömma att kundservicerepresentanten troligen inte är orsaken till ditt problem.
Meddela dina önskemål på ett ihärdigt sätt, men glöm inte bort att vara artig och empatisk. Det är oftast mycket effektivare att få servicerepresentanten att sympatisera med din situation än att försöka tvinga honom att ge dig en lösning, och dessutom – hota eller förolämpa aldrig en servicerepresentant.
6. Ring vid rätt tid
Kontaktcenter för kundtjänst tenderar att vara mycket upptagna i början av veckan (vanligtvis måndag) och på eftermiddagen.
Försök ringa på morgonen, helst på onsdagar och torsdagar, för att få en kortare väntetid (i genomsnitt).
7. Använd sociala medier
Sociala medier kan vara ett mycket kraftfullt verktyg i kundens händer. Att publicera om en upplevelse med ett företag på Facebook, Twitter, TikTok eller Instagram kan snabbt få den uppmärksamhet som behövs, och en snabb lösning kan följa.
8. Skriv en recension
Recensionssidor kan också vara ett användbart verktyg för att få uppmärksamhet från ett företag. Webbplatser som Trustpilot eller Sitejabber är en bra plattform för att publicera recensioner om din erfarenhet av ett visst företag.
9. Fråga efter en chef
Ibland är det bästa och snabbaste sättet att få en lösning att be om att få prata med en chef, men se till att du inte använder den här metoden för ofta, så att du inte blir märkt som en problematisk kund.
10. Säg tack
När du har fått rätt svar eller lösning på ditt problem – glöm inte att visa din uppskattning – antingen genom att ge en positiv recension eller bara genom att säga tack. Det kan förbättra både representantens och din egen dag.